Настройка программ для управления персоналом: пошаговое руководство

Современные компании все чаще используют программы для управления персоналом (HRM-системы), чтобы оптимизировать процесс управления кадрами, улучшить взаимодействие между сотрудниками и автоматизировать многие рутинные задачи. От правильной настройки таких программ зависит эффективность их использования и успех всей кадровой стратегии компании. В этой статье мы рассмотрим, как настроить программы для управления персоналом, какие основные функции они предлагают и на что обратить внимание при внедрении.

Что такое программы для управления персоналом?

Программы для управления персоналом (HRM-системы) — это специализированное программное обеспечение, которое помогает автоматизировать процессы кадрового учета, планирования и анализа. Эти программы включают в себя функционал для ведения кадрового учета, начисления заработной платы, планирования графиков работы, обучения сотрудников и многое другое.

Некоторые популярные программы для управления персоналом включают:

• 1С: Управление персоналом
• SAP SuccessFactors
• BambooHR
• Workday
• Bitrix24

Основные шаги по настройке программ для управления персоналом

Шаг 1: Определите потребности компании

Прежде чем приступать к настройке программы для управления персоналом, необходимо четко определить, какие задачи должна решать HRM-система в вашей компании. Для этого следует ответить на следующие вопросы:

• Сколько сотрудников работает в компании?
• Какие процессы требуют автоматизации (начисление зарплаты, управление графиками, обучение)?
• Какова структура компании? Нужны ли решения для нескольких филиалов?
• Какую информацию нужно собирать о сотрудниках?

Определение ключевых потребностей компании поможет сузить выбор программного обеспечения и правильно настроить его для выполнения конкретных задач.

Шаг 2: Установка и первоначальная настройка

После выбора подходящей программы для управления персоналом нужно произвести установку и выполнить базовую настройку. В зависимости от выбранного программного обеспечения, процесс установки может варьироваться, но большинство решений предлагает облачные версии, что упрощает процесс.

На этом этапе важно:

• Установить программное обеспечение на все необходимые устройства.
• Настроить учетные записи для всех пользователей системы.
• Определить уровень доступа для различных категорий сотрудников (менеджеры, HR, сотрудники).

Также стоит настроить систему уведомлений, чтобы важные события (например, дни рождения сотрудников, конец испытательного срока) автоматически отображались у ответственных лиц.

Шаг 3: Настройка кадрового учета

Одной из ключевых функций любой HRM-системы является ведение кадрового учета. Это включает:

• Ввод информации о сотрудниках: личные данные, информация о должности, контакты.
• Отслеживание времени работы, отпусков, больничных листов.
• Ведение истории продвижений по карьерной лестнице и изменений в зарплате.

Важно правильно настроить систему, чтобы все эти данные вводились автоматически при приеме новых сотрудников и легко обновлялись в случае изменений.

Шаг 4: Автоматизация расчета заработной платы

Для многих компаний расчет заработной платы является сложным и ресурсоемким процессом. Программы для управления персоналом предлагают возможность автоматизации этого процесса. Для правильной настройки следует:

• Ввести данные о системе оплаты труда в компании (оклады, почасовые ставки, бонусы).
• Настроить расчет налогов, вычетов и других удержаний.
• Автоматизировать процесс формирования расчетных листков и отчетов.

Кроме того, система должна учитывать различные нюансы, такие как сверхурочные, праздничные дни, отпускные и компенсации.

Шаг 5: Управление обучением и развитием сотрудников

Программы для управления персоналом часто предлагают функционал для управления обучением сотрудников. Это позволяет отслеживать прохождение тренингов, курсов повышения квалификации и других образовательных мероприятий. Для этого необходимо:

• Создать план обучения для каждого отдела или группы сотрудников.
• Настроить систему уведомлений и напоминаний для сотрудников о необходимости прохождения курсов.
• Отслеживать результаты обучения и интегрировать их с системой мотивации.

Шаг 6: Управление графиками и временем работы

Многие HRM-системы предлагают инструменты для планирования и управления графиками сотрудников. Это особенно важно для компаний с гибким графиком работы, посменной системой или удаленными сотрудниками. Настройка этих функций включает:

• Введение правил учета рабочего времени.
• Автоматизацию процессов расчета рабочего времени, отпусков, больничных.
• Настройку отчетов по использованию рабочего времени.

Система должна позволять легко изменять графики работы, отслеживать опоздания, переработки и автоматизировать расчет заработной платы на основе этих данных.

Шаг 7: Настройка аналитики и отчетов

Современные программы для управления персоналом обладают широкими возможностями аналитики и отчетности. С их помощью можно:

• Генерировать отчеты о текучести кадров, эффективности обучения, производительности сотрудников.
• Отслеживать затраты на персонал и формировать финансовые прогнозы.
• Проводить анализ эффективности рекрутинга и адаптации новых сотрудников.

Правильная настройка этих функций позволяет HR-менеджерам получать актуальные данные и принимать обоснованные решения на основе аналитики.

Что важно учесть при настройке HRM-системы

1. Интеграция с другими системами. Если в компании уже используются другие программы (например, бухгалтерские системы или CRM), важно настроить интеграцию для обмена данными между ними.

2. Безопасность данных. Программы для управления персоналом хранят большое количество конфиденциальной информации о сотрудниках. Настройте систему безопасности, чтобы защитить данные от несанкционированного доступа и утечек.

3. Обучение сотрудников.